O post de hoje tem como proposta esclarecer alguns conceitos e apresentar de forma clara e objetiva as diferenças entre outsourcing x Locação de equipamentos.

Parece simples, mas ao se deparar com inúmeras soluções e modalidades de contratação, os gestores de TI infelizmente ainda cometem erros de percurso, prejudicando a evolução do setor e até da própria empresa.

Sendo assim, vamos esclarecer as dúvidas!

Conceito de locação e outsourcing

Antes de mais nada, vamos ao primeiro tópico: o conceito básico desses dois serviços.

O aluguel de equipamentos, como impressoras, é formatado como modelo de negócio baseado em cobrança por uso, ou seja, pelo tempo que o equipamento ficou à disposição. 

Entretanto, trata-se de uma contratação simples e de pouca ou nenhuma análise da real necessidade de uma empresa. É uma modalidade utilizada geralmente por microempreendedores ou negócios que fazem uso da impressão de forma esporádica, sem um controle real da operação.

Em contrapartida, no caso do outsourcing, voltado a parques mais robustos, a atuação começa no planejamento e passa pela implementação e gestão desses equipamentos, melhorando os processos internos e garantindo uma operação controlada. Vale destacar também que esse tipo de fornecedor é caracterizado por oferecer um serviço completo, com um plano de contratação adaptado para o dia a dia do cliente.

Personalização no outsourcing é diferencial

Para você, gestor, que está sempre em busca de formas cada vez mais eficazes de reduzir gastos sem perder qualidade, fazer um estudo das necessidades da sua empresa é essencial.

Comece rastreando o número de impressões e cópias de cada setor, quais tipos de impressão são os mais utilizados e qualidade de impressão exigida pelos usuários. Com esses e outros dados do dia a dia, é possível determinar que tipo de equipamento melhor se adapta à empresa, qual o tempo médio de reposição de suprimentos e a vida útil do maquinário.

Ao cruzar as informações com os serviços oferecidos por uma empresa de outsourcing, fica fácil definir um modelo de contratação e quais itens são primordiais para manter o pleno funcionamento das atividades.

Controle de impressão reduz custos

Em um mundo cada vez mais digital, não se pode desconsiderar também a adaptação dos colaboradores a uma era mais ecológica, inteligente e responsável. Independentemente do modelo de terceirização escolhido (locação ou outsourcing), considere a implementação do gerenciamento de documentos. Hoje é possível contar com soluções que auxiliam no controle de impressão e, claro, na redução de custos.

É importante ressaltar que as determinações de limites de impressão por usuário ou setor devem ser previamente analisadas, tomando como base o histórico de uso e a finalidade das impressões. A proposta aqui não é impedir o trabalho, e sim reduzir desperdícios e gastos desnecessários. Fique atento!

Custo-benefício das modalidades

Vamos às contas. Ao alugar um equipamento, a grande vantagem está na certeza de que a sua empresa não terá de arcar com a desvalorização de um ativo. Em contrapartida, um aluguel simples exige esforços da equipe de TI para manter o equipamento em funcionamento, além da gestão de suprimentos.

No caso do outsourcing, há uma relação de parceria com o setor de tecnologia da empresa, proporcionando ações coordenadas e otimização do tempo com problemas técnicos e trocas. No quesito contabilidade, também há vantagens, já que a gestão de um contrato de outsourcing prevê apenas o custo predeterminado em contrato.

Contrate uma empresa especializada

A consultoria para projetos é fundamental para a criação de um contrato que facilite a operação da empresa. Isso quer dizer que o fornecedor deve se comprometer a entregar um serviço de qualidade, com preço competitivo, qualidade garantida e atendimento exemplar, em especial nos casos envolvendo assistência técnica.

Consulte as principais marcas do segmento e solicite orçamentos e visitas. A coleta de informações segue como item de maior atenção para a assertividade do serviço.

Faça questão também de procurar por fornecedores que tenham know-how no ramo e se apresentem por meio de cases e clientes sólidos. Tenha em mente que atuar de acordo com as melhores práticas do mercado não é mais um diferencial competitivo, e sim uma obrigação. Respeitar regras de compliance e ser flexível com as individualidades do cliente é primordial para esta parceria funcionar.

Na Cabtec, oferecemos uma gama de serviços de outsourcing para o seu negócio. Fale com um dos nossos consultores e bons negócios!

Com o avanço tecnológico e com a transformação digital, a gestão de operações das empresas passa por grandes mudanças que têm impactado diretamente no processo produtivo das organizações.

Entre as mudanças que já ocorreram, vale destacar a ruptura na forma como a área de tecnologia da informação atua nos diversos setores da empresa, assim como nos benefícios diretos desta transformação — a exemplo do aumento de produtividade e da melhoria do processo de tomada de decisão por parte dos gestores.

Diante desse novo modelo operacional, separamos neste artigo 4 vantagens em que a tecnologia tem otimizado a gestão de operações, gerando diversos resultados positivos para as empresas. Confira!

A otimização da gestão de operações com o uso da tecnologia

As atividades de estratégia, governança e gerenciamento geralmente são as primeiras a sentirem o impacto da mudança com o uso da tecnologia nos setores operacionais das empresas.

1. Inventário em tempo real

Uma realidade muito comum dos gestores de TI é não ter a visibilidade total do parque do qual ele tem controle. Muitas vezes, ele fica sabendo da perda de um ativo operacional meses depois de um problema ou incidente — isso quando tem conhecimento. Portanto, é fundamental o acompanhamento em tempo real do inventário de equipamentos que fazem parte do seu processo produtivo.

Na prática, temos como exemplo uma grande empresa de transportes que tem um parque de coletores de dados espalhados por todo o Brasil. Com o uso da tecnologia, o gestor da operação consegue emitir um relatório online do inventário em tempo real, identificando sua localização, nível de bateria e a disponibilidade dos equipamentos dentro do processo de produção.

2. Visibilidade do parque instalado

Além de um inventário, que mostra em tempo real o status do parque da sua empresa, em um controle de ativos é fundamental saber cada tipo de equipamento existente e sua aplicabilidade nos diversos setores da organização.

Essa visibilidade ajuda na decisão dos investimentos a serem realizados na infraestrutura da empresa. É possível saber, com o uso da tecnologia, onde os equipamentos como impressoras, coletores e leitores estão localizados e quando foram adquiridos — justificando, por exemplo, a necessidade ou não de uma atualização ou reposição.

3. Redução de perdas

O que acontece é um efeito em cascata. Com a visibilidade do parque em tempo real, o gestor saberá antecipadamente a necessidade de novos investimentos visando o processo de melhoria contínua das operações ou os casos em que o gasto ocorre em virtude de incidentes, roubos, avarias, equipamentos subutilizados ou fora de uso etc.

Isso gera uma considerável redução de perdas, uma vez que é possível detectar possíveis gargalos devido a falhas na gestão das operações, a falta de padrões que possam garantir a qualidade e manutenção dos equipamentos e, por fim, garantir o retorno dos investimentos realizados.

4. Foco total no core business

Ao realizar a gestão de operações com o uso da tecnologia, o gestor passa a dedicar suas atividades ao processo produtivo da empresa, ou seja, ao core business. Isso não quer dizer que ele deixa de ter a responsabilidade pela gestão de equipamentos, porém, esse processo se torna inteligente e otimizado.

Em termos práticos, a tecnologia faz com que a gestão de operações se torne algo dinâmico e rápido, beneficiando o uso de recursos humanos e financeiros, e auxiliando diretamente no ciclo de melhoria contínua dos processos operacionais da empresa.

Vale ressaltar ainda que todas as vantagens apresentadas aqui no artigo se expandem a outros benefícios diretos, como:

Otimização de investimentos

A otimização de recursos é muito mais relevante que a redução de custos. Para os gestores, isso quer dizer que é possível manter os investimentos em tempos de crise. Isso porque a gestão de operações se tornou um processo eficiente e que demonstra o cenário real da empresa.

Satisfação do cliente

Nesse aspecto, a satisfação é sentida tanto pelos clientes interno — funcionários e fornecedores — quanto pelo consumidor final. A engrenagem funciona perfeitamente e todos sentem esse impacto.

É o retorno sobre o investimento acontecendo em todos os aspectos dentro do ciclo produtivo de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou segmento.

Para saber mais sobre a gestão de operações, descubra agora mesmo os desafios, responsabilidades e o passo a passo de como fazer o gerenciamento eficiente dos processos operacionais de sua empresa.

As empresas sempre devem ter à disposição modelos e formas de elevar a produtividade e manter a competitividade no mercado. Para isso, investir em uma gestão de operações eficiente, com o uso de novos métodos e tecnologias, é essencial. É por meio deste conceito que se consegue garantir estabilidade e confiança nos processos.

O que acontece é que, muitas vezes, há certo desconhecimento sobre o tema por parte do empreendedor ou da diretoria, o que abre uma janela de oportunidade para que um colaborador mais engajado, de preferência da área de tecnologia da informação, tome à frente do projeto e surpreenda a companhia com um incremento de valores e uma dinâmica empresarial muito mais madura e voltada à alta performance.

Neste artigo, você vai conhecer 5 dicas que poderão ajudar você tanto a otimizar seus processos de gestão de operações quanto a deixar seu chefe surpreso com a sua proatividade. Confira!

1. Use e abuse da tecnologia

Velocidade, produtividade, precisão e integração. Essas são as palavras de ordem para trabalhar efetivamente com gestão de operações. Na prática, faça uma pesquisa de softwares de gestão para entender qual ferramenta é mais adequada às características da sua empresa. O requisito, claro, é que o sistema realize todas tarefas de maneira rápida, estratégica e eficiente.

Se ainda não ficou claro, aí vai: esqueça as planilhas e aplicativos gratuitos. Além de menos confiáveis, geralmente essas ferramentas são limitadas e estão acompanhadas de uma probabilidade maior de instabilidade. Não se pode colocar toda uma operação em xeque por conta disso.

2. Desenvolva seus colaboradores

Não adianta ter um software de gestão de operações eficiente se as pessoas ou até mesmo a cultura da empresa não estiver alinhada com essa modernidade. Por isso, aposte alto também no treinamento das pessoas sobre essa nova realidade.

Ao monitorar o desempenho de cada colaborador em relação às métricas e indicadores de qualidade estabelecidos, fica claro onde estão os pontos que necessitam de correção.

3. Garanta a mobilidade no controle dos processos

Em um mundo cada vez mais imediatista, a tomada de decisões não se restringe mais ao horário comercial nem deve ser feita em uma sala de reuniões. Por isso, antes de personalizar a ferramenta de gestão de operações e realizar os primeiros testes, tenha certeza de que o projeto é eficiente também no quesito mobilidade.

Hoje, muitos sistemas possuem versões adaptadas para dispositivos móveis e armazenam o conteúdo na nuvem, garantindo a segurança de todo o trabalho que está sendo feito.

Uma das grandes dificuldades na implementação de processos é saber a forma correta de proceder em casos em que se exige flexibilização, em especial quando algumas previsões não funcionam na prática. Para resolver isso, estabeleça períodos de testes e colha feedbacks constantes para resolver pequenas questões em pouco tempo.

4. Ofereça suporte automatizado

Na área de atendimento ao cliente, considere também montar uma estrutura que seja capaz de oferecer um suporte eficiente para os usuários do seu produto ou serviço.

É natural que mudanças que envolvam sistemas ou até mesmo novas práticas tecnológicas venham acompanhadas de muitas dúvidas. Abrir este canal com os usuários é fundamental também para receber demandas de adaptações ou até mesmo sugestões que possam melhorar o dia a dia das suas operações.

5. Tenha foco na qualidade

Um processo que tem como uma das suas principais frentes o controle de qualidade e a adequação às normas oferece à empresa maior confiabilidade no seu produto/serviço final. Isso atrai a atenção do consumidor pela força da marca e de sua reputação no mercado.

Valorize o contato rápido e eficiente com o seu público-alvo. Ele é o responsável por posicionar a sua empresa no mercado e fazer alertas sobre possíveis falhas técnicas ou itens que demandam ajustes ou reparos. É este tipo de atendimento que faz a diferença na satisfação do cliente.

Dica extra: acredite na gestão de operações

No geral, investir em uma gestão de operações eficaz pode parecer uma tarefa difícil em um primeiro momento, mas com o auxílio de um software de gestão, todos os outros passos se tornam mais simples.

Quando bem organizada, ela torna todos os processos organizacionais mais eficazes, dinâmicos, com melhor aproveitamento dos recursos já disponíveis, beneficiando também o caixa da empresa.

E você, já está implementando alguma dessas dicas na sua empresa e surpreendendo seu chefe? Compartilhe como tem sido a sua gestão de operações nos comentários!

O maior desafio na gestão de operações de TI envolve integrar e administrar os componentes da infraestrutura de tecnologia junto a estratégia de negócio da empresa.

São diversos requisitos que envolvem aplicativos, serviços, armazenamento, rede e conectividade, dentro de uma organização que praticamente não pára, principalmente quando ela possui operações online.

Para o gestor, fazem parte de sua responsabilidade todos os processos e serviços administrados pela área de TI de uma empresa. E por isso, as operações de tecnologia envolvem processos administrativos e o suporte para hardware, software e rede, tanto para clientes internos e externos.

O gerenciamento efetivo das operações de TI garantem a disponibilidade, eficiência e desempenho dos processos e serviços da organização. E para ajudar nesse desafio elaboramos um guia que tem o objetivo de manter suas operações sob controle.

A gestão de operações deve ser prioridade na era digital

O gerenciamento de operações define métodos pelos quais o setor de TI deve abordar serviços, implantação e suporte para garantir consistência, confiabilidade e qualidade de serviço.

Aliado a isso, é importante pensar que em plena era da alta conectividade e mobilidade, as empresas atualmente estão indo além do uso de laptops e computadores nas operações diárias, buscando resolver as necessidades de seus clientes e fornecedores.

Com a transformação digital que vivemos atualmente estamos lidando com muita inovação e tecnologia, que tem impacto direto nas operações de uma empresa. A exemplo da computação em nuvem, inteligência artificial e a Internet das coisas (IoT).

Com novos negócios digitais, cresce ainda mais a dependência da infraestrutura de TI e outros serviços relacionados a tecnologia, incluindo a combinação de data centers locais, implantação e uso de recursos da nuvem. A gestão de operações de TI permite que as empresas possam:

• Garantir o desempenho e a disponibilidade de serviços digitais
• Otimizar os custo e alinhar as decisões de risco com as necessidades do negócio
• Gerenciar de forma eficiente a tecnologia conectada aos negócios
• Responder a problemas rapidamente e implantar melhorias

Na era digital, onde temos uma rápida evolução, as equipes de operações de TI precisam ser eficientes, não só na resolução de problemas, mas ficar atento a todo o processo evolutivo da tecnologia e dos clientes, antes que a empresa sinta o impacto de ser tornar obsoleta.

Entenda a nova experiência do usuário

A transformação digital nos trouxe a novos paradigmas de soluções e serviços. Hoje a interação dos clientes ocorre em tempo real. Quando um aplicativo tem problemas ou um consumidor tem uma experiência ruim, o time de operações são os primeiros a receber uma ligação.

A gestão de operações precisa entender que o desempenho dos aplicativos e a experiência do usuário no contexto da infraestrutura de TI tem impacto direto nas operações e negócios da empresa, precisando ficar atento a 3 pontos principais:

1. Monitorar e identificar problemas de infraestrutura e a disponibilidade de recursos
2. Entender e reduzir o impacto de problemas ligados ao desempenho dos produtos e serviços
3. Ter uma comunicação proativa com os times de serviços de TI e desenvolvimento

Otimize e controle custos e minimize riscos

A gestão de operações frente aos negócios digitais exige agilidade para ajustar a infraestrutura de tecnologia de forma dinâmica. Porém, é preciso que o gerenciamento possa ficar alinhado a continuidade dos serviços sem que ocorra o comprometimento dos custos da operação.

Compreenda a utilização de recursos a nível de serviços e negócios

Ter um entendimento claro da infraestrutura de suporte a produtos e serviços, faz com que seja possível redimensionar recursos em momentos estratégicos, a exemplo de altas demandas, onde ocorre o aumento das transações, como períodos de promoções e data comemorativas.

Elimine os excessos e seus custos associados

Quando não planejado, a tecnologia nos leva a altos custos, por isso a necessidade de ter um controle rígido, eliminando excessos e custos associados. Isso permite flexibilidade para a gestão de operações atuar em momentos emergenciais e de risco elevado.

Alinhe a previsão de recursos com a demanda de negócios

O controle de custos não pode nunca comprometer a demanda das operações e botar em risco os negócios da empresa. Isso leva cada vez mais a participação dos CIOs nas decisões estratégicas da organização. Orçamento e operações devem estar alinhados constantemente.

[Saiba mais: Outsourcing: Descubra todas as Vantagens que ele Gera para as Empresas]

Tome decisões inteligentes baseadas em dados precisos

Os dados se tornaram o norte que orienta e conduz todas as decisões e ações estratégicas de uma empresa, principalmente quando se fala em negócios digitais. O uso de relatórios com base em informações precisas e em tempo real são fundamentais para a gestão de operações.

Basicamente duas ações são prioritárias com relação a relatórios e dados: é fundamental dividir as informações ligadas às operações de TI e organizá-las a partir de diversas fontes dinâmicas.

O segundo ponto consiste em capacitar a equipe de gerenciamento de operações para transformar os dados coletados em informações estratégicas ​​que possam dar suporte à ações decisivas na empresa.

[Saiba mais: Entenda como é possível alcançar facilmente o ROI em um projeto RFID]

Invista em ferramentas e métodos de automação

Realizar a gestão de operações pode preencher seus dias com diversas atividades que podem comprometer a eficiência e qualidade dos resultados. Temos como exemplo o controle de versão, testes e distribuições de aplicativos, correções de servidor e mudanças  na infraestrutura.

Outra alternativa é investir em ferramentas e processos de automação. Onde é possível reduzir a carga de trabalho em cima dos administradores de sistemas e gerentes de TI. Aplicados em tarefas rotineiras, elas eliminam as chances de erro humano durante as operações diárias da empresa.

Entre as vantagens e benefícios associados a automação dos processos destaca-se:

• Redução considerável de custos
• É possível dar prioridade ao core-business
• Impulsiona a modernização
• Padroniza processos
• Aumenta a eficiência e agilidade das operações

Estabilidade, segurança e eficiência são as marcas fundamentais em um ambiente de produção de TI da empresa. O aumento da agilidade e melhoria contínua  nas fases de desenvolvimento e produção, aumentam a garantia de qualidade de produtos e serviços, assim como no gerenciamento das operações.

[Saiba mais:5 setores da economia beneficiados pela automatização de processos]

Gestão de operações também inclui segurança e conformidade

É claro que em uma gestão de operações eficiente, não se pode esquecer de uma questão tão crítica como segurança da informação e compliance a requisitos de conformidade. Para finalizar nosso guia, precisamos dar destaque a esse tema.

Com tanta evolução que descrevemos durante todo esse artigo, é natural que os riscos associados a ataques virtuais e vazamentos de informações sigam uma tendência de crescimento, afinal as empresas cada vez mais tem acesso a informações sensíveis e a realização de transações financeiras.

São pontos críticos que vão além de prejuízos financeiros, temos impacto em relação a imagem da empresa e principalmente com o respeito aos nossos clientes e fornecedores. Todo dia temos exemplos de grandes empresas que relatam algum tipo de incidente.

Os gestores de tecnologia precisam incluir na estratégia das operações a prevenção e o tratamento a incidentes de segurança. Como sabemos, não é possível evitar completamente os ataques, mas temos a possibilidade de reduzir e minimizar os impactos.

Planejamento, processos e políticas, ferramentas e capital humano são o melhor caminho para incluir a segurança da informação na gestão das operações. Boas práticas e profissionais capacitados fazem parte da estratégia para garantir a alta disponibilidade e o crescimento das empresas.

O que achou de nosso guia? Ficou com dúvida em algum ponto? Deixe abaixo seus comentários, compartilhe conosco como anda a gestão de operações de sua empresa.