Quando um ativo do inventário desaparece, muitas operações são afetadas. Se o gestor do inventário de um supermercado perde uma mercadoria de vista, por exemplo, inicia-se um longo processo de busca. Esse processo reduz a produtividade da equipe e desperdiça o tempo do gestor. Até a mercadoria ser encontrada, ela não poderá ser vendida e os resultados do negócio serão afetados.
Os danos são ainda maiores quando bens de alto valor desaparecem de uma fábrica, como veículos, equipamentos, maquinários etc. Com isso, a linha de produção é afetada, a produtividade da equipe é reduzida e o gestor perde muito tempo procurando o ativo — enquanto poderia estar focando em atividades estratégicas.
É por isso que a perda de ativos é considerada um dos principais pesadelos dos gestores, pelo menos daqueles que não utilizam as novas tecnologias. A seguir, conheça os 4 principais fatores que podem levar você a perder seus ativos de vista e o que fazer evitar perdas e otimizar a sua gestão de inventário. Acompanhe!
Os 4 principais fatores para a perda de ativos
Existem basicamente 4 fatores que levam podem levar você a perder seus ativos de vista.
1. A coleta manual dos dados do inventário
Diariamente, são coletados vários tipos de dados, como:
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Informações de cada ativo (como tipo, tamanho, peso etc.);
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Entrada e saída de ativos;
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Movimentações de ativos;
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Informações gerais do inventário (quantidade de ativos, avarias, atividades realizadas pelos colaboradores etc.);
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Entre vários outros.
A atualização constante e a análise criteriosa de todos esses dados são importantes para se fazer uma ótima gestão de inventário. Porém, em muitas empresas, a coleta desses dados é feita manualmente pela equipe, por meio de canetas e planilhas de papel.
Após a coleta, ainda é necessário inserir os dados em diversos sistemas, para só então o gestor ter acesso a eles. Se os dados forem coletados de forma errada, muito retrabalho é gerado. Isso torna a coleta e análise das informações demorada e arriscada.
Logo, o gestor só vai ter conhecimento do desaparecimento de um ativo muito tempo depois disso acontecer — horas, dias ou até mesmo semanas. Em muitos casos, o ativo não é encontrado, e a empresa acaba tendo prejuízos.
2. A ocorrência de erros no processo de coleta
No processo de gestão de inventário, quando a coleta é feita manualmente, as chances de os dados serem registrados de forma errada são muito altas. Imagine, por exemplo, que um frasco com amostra de sangue entrou em um laboratório para análise.
Após a chegada do ativo, um colaborador digitou o código contido no frasco no software de gestão do laboratório de forma errada. Em vez de 1532064, ele digitou 1532964. Este único número errado é suficiente para uma grande dor de cabeça ser gerada, fazendo a amostra de sangue ser considerada perdida.
3. O uso de vários sistemas não integrados
Outro fator que leva o gestor a perder ativos de vista é a utilização de vários sistemas (como WMSs, CRMs, ERPs etc.) não integrados. Isso pode:
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Dificultar o trabalho da equipe, que precisa inserir dados em vários sistemas, o que atrasa ainda mais o processo de coleta;
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Dificultar o trabalho do gestor, que precisa analisar os dados de cada sistema de forma isolada;
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Impedir o cruzamento de dados, que é fundamental para a obtenção de informações mais específicas sobre o inventário.
Além disso, a falta de integração impede a centralização dos sistemas e a análise dos dados em uma só plataforma.
4. A análise dificultada das informações
Na gestão de inventário, para se detectar problemas rapidamente, também é necessário simplificar o processo de análise das informações coletadas. Quanto maior for o tempo em que o gestor passa analisando as informações, maior será o prazo que ele levará para identificar o desaparecimento do ativo e iniciar as buscas.
É por isso que a simplificação das análises, por meio de dashboards, gráficos e relatórios enxutos, é tão importante. Com eles, o gestor consegue identificar mais rapidamente o desaparecimento do ativo e tomar uma decisão mais assertiva.
O que fazer para otimizar sua gestão de inventário
Em todo inventário, o ideal é que o desaparecimento do ativo seja identificado pouco tempo depois de ocorrer. Isso aumenta as chances de ele ser encontrado rapidamente e as operações da empresa não serem tão afetadas. Para não perder nenhum ativo de vista e realizar uma boa gestão de inventário, é necessário:
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Fazer a coleta dos dados do inventário de forma rápida e sem erros, por meio de dispositivos modernos;
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Integrar todos os sistemas e centralizá-los para facilitar a análise de dados;
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Usar um software que cruze as informações e as entregue de forma enxuta.
A coleta de informações de forma rápida pode ser realizada por coletores de dados, que permitem a realização do processo sem muito esforço, e dispositivos RFID, que emitem as informações sobre o ativo em tempo real por meio de sinais de rádio).
Com os coletores de dados, sua equipe se livra das canetas e planilhas de papel, ganha uma maior mobilidade, evita erros e agiliza o processo de coleta. Já os dispositivos RFID coletam dados automaticamente por meio de sinais de rádio emitidos pelas tags fixadas nos ativos. Caso algum deles desapareça, é possível rastreá-lo e identificar a sua localização.
Além de agilizar a coleta, essas e outras tecnologias também evitam erros humanos — sejam eles causados acidentalmente ou propositalmente. Hoje, existem softwares que, além de integrar vários sistemas (inclusive obsoletos), também cruzam os dados gerados por eles e os entregam por meio de gráficos, relatórios e dashboards enxutos.
Tudo isso permite que você jamais perca seus ativos de vista e realize uma ótima gestão de inventário, que sem dúvida impactará positivamente nos resultados da sua empresa.
E você, o que está fazendo para não perder ativos de vista? Entre em contato conosco e descubra como otimizar sua gestão de inventário!
