O título deste artigo apresenta uma reflexão importante para todos os gerentes de TI. Ou melhor: esta pergunta de 1 milhão de dólares traz à tona também uma autocrítica sobre o trabalho envolvendo a gestão de inventário: você está sabendo se adaptar às novas tecnologias e usar seu valor a favor do seu parque de coletores?

É fato que a tecnologia quebra paradigmas em todas as indústrias, em especial quando há um cenário econômico adverso e de baixa previsibilidade de resultados. Ainda assim, é comum que gestores mais experientes tenham receio de sair de sua zona de conforto e transformar sua gestão de inventário por meio da tecnologia.

Neste post, você vai entender como driblar a sua própria dificuldade de adaptação à tecnologia, entender como o outsourcing pode apoiar a otimização desse processo e conhecer algumas vantagens de um parque de coletores de dados digitais. Confira!

Gestão de inventário: o caminho do papel ao digital

Fazer sua gestão de inventário usando pranchetas e planilhas não é necessariamente um problema se a sua realidade é um parque pequeno e uma equipe enxuta. Ainda assim, é preciso confiar duplamente nos seus funcionários: em primeiro lugar, a coleta de dados manual pode levar a erros; em segundo, furtos e nos desvios internos são bastante comuns.

Por outro lado, se a sua realidade é um parque de coletores de dados de médio ou grande porte, seus riscos se tornam ainda maiores. Sem o direcionamento de ações mais efetivas, a percepção de que a gestão de inventário automatizada é falha será uma conclusão inevitável — quando o problema, na verdade, está alocado em falhas de processos, conferências e inversões de códigos de produtos.

Entre essas ações mais efetivas, está a aplicação da tecnologia na gestão do inventário. E aqui você deve estar se perguntando novamente em que medida a tecnologia ajuda ou atrapalha nesse processo. Para encontrar essas respostas, é importante analisar as particularidades da sua empresa. Elas que ditam qual a complexidade das atividades — e como uma gestão de inventário automatizada deve atuar.

Seja por experiência ou receio de parar a operação para implementar todo um novo processo de gestão, é normal estranhar as novas tecnologias. Porém, ainda que esse processo de adaptação seja absolutamente natural, como líder, você precisa transmitir segurança e confiança a sua equipe para contribuir com uma implantação eficiente.

Uma boa alternativa para você lidar com suas próprias limitações é dialogar abertamente com outros gestores de TI sobre o uso de ferramentas de automação de processos. Além disso, ouvir as opiniões de especialistas no assunto pode ser vantajoso não apenas para você entender melhor a tecnologia, assim como para ter um ponto de vista externo e sem vícios do diagnóstico de necessidades da sua empresa.

O papel do outsourcing na adaptação à tecnologia

O ponto principal da atuação de um parceiro de outsourcing, portanto, está no entendimento da complexidade das operações e quais os objetivos de curto, médio e longo prazos da companhia. É nesta etapa que gastos envolvendo deslocamento, terceirização e organização de estoque podem sofrer mudanças cruciais para a otimização de ações.

Entendemos que poderá ser incômodo para você ver seu parque sofrer mudanças drásticas, mas acredite: essa fase é temporária e importante para a implantação. Além disso, um bom parceiro fará o possível para oferecer toda uma estrutura de treinamentos regulares tanto para ambientar você quanto sua equipe.

Trata-se da dobradinha perfeita entre uma ferramenta gestão de inventário eficiente e uma nova consciência organizacional baseadas na tecnologia. A identificação e o alinhamento de expectativas define quais variáveis serão aplicadas para se chegar a um resultado satisfatório na gestão de inventário. Com a aplicação dessas diretrizes e a colaboração dos funcionários, a tecnologia torna-se uma grande e indispensável parceira.

Entre outras estratégias, podem ser criados documentos e políticas para a realização de ciclos que visam o controle geral da operação. Com dados precisos e confiáveis, identificar possíveis falhas torna-se mais rápido e menos desgastante para todos os colaboradores — permitindo você focar na sua gestão da operações.

A importância de trabalhar com especialistas

Um programa de gestão de inventário, quando realizado de acordo com as melhores práticas de mercado, pode apresentar não apenas retorno financeiro, como também mais transparência e eficiência na análise de dados para a tomada de decisões, permitindo que você se preocupe exclusivamente com o que seu negócio

Especialista em outsourcing de mobilidade, identificação e rastreabilidade de dados, a Cabtec é a maior empresa do segmento e está entre as três mais premiadas e reconhecidas em nível nacional.

Com o compromisso de garantir a operação dos clientes e torná-los mais competitivos, conhecemos e analisamos profundamente o seu negócio para atendê-lo de forma personalizada e consultiva, buscando melhorias contínuas por meio de contratos de performance e compartilhamento de riscos.

Quer saber como a Cabtec pode ajudar a sua empresa a usar a tecnologia a seu favor? Fale conosco pelo telefone (31) 2125-9000 ou acesse cabtec.com.br.

A gestão de inventário é o processo que garante a disponibilidade de ativos como insumos, mercadorias, equipamentos etc. Ou seja, todos os materiais que contribuem para que as operações sua empresa funcionem normalmente.

Por isso, o seu estoque deve ser monitorado de forma criteriosa. Caso contrário, você pode perder o controle dos seus ativos. Imagine vender um produto, consultá-lo no sistema e não encontrar sua posição exata.

Para evitar problemas como esse e muitos outros, listamos os 7 principais erros que você deve evitar na gestão do inventário da sua empresa. Confira!

1. Analisar dados coletados manualmente

Analisar dados coletados por meio de caneta e planilhas de papel é um grande risco, sobretudo porque as informações podem ter sido registradas incorretamente. Se o código de um ativo que chegou ao inventário é 300452 e o colaborador o registrou como 300453, você terá dificuldade até identificar o erro.

Lembre-se de que problemas simples como esse são prejudiciais principalmente em inventários volumosos. Uma ótima alternativa é usar um coletor de dados, muito mais ágil e eficiente que o processo de coleta manual.

2. Não controlar dados em tempo real

Justamente por ser realizado manualmente, em muitas empresas o balanço do inventário pode levar dias ou até mesmo semanas. Além do tempo, o esforço que essa atividade demanda poderia ser dedicado a outras atividades.

Quando as canetas e planilhas de papel são substituídas por tecnologias, como o já mencionado coletor de dados e o RFID, que possibilita a identificação de ativos por meio de sinais de rádio, os dados passam a ser analisados em tempo real.

3. Usar sistemas não integrados

Ao utilizar vários sistemas para diferentes atividades, você torna a gestão de inventário lenta e complexa. Além de ter que extrair dados de diversos locais, o cruzamento entre eles pode ser dificultado, já que os critérios podem ser diferentes.

O ideal é que todos os dados sobre seus ativos estejam integrados em um mesmo sistema. Assim, você fará a análise e o cruzamento de dados a partir de uma única plataforma, simplificando sua gestão e aumentando a produtividade dos seus colaboradores.

4. Não cruzar os dados dos sistemas

Digamos que por enquanto você não pretende implantar uma tecnologia que unifique todo o seu inventário. Tudo bem! Ainda assim, você precisa cruzar os dados dos diversos sistemas da forma mais precisa possível para ter uma visão estratégica dos seus ativos.

Sem o cruzamento das informações — que é trabalhoso de realizar manualmente —, você não consegue obter insights mais específicos, aprofundar as suas análises e identificar problemas e oportunidades, como falaremos no próximo tópico.

5. Identificar problemas e oportunidades de forma lenta

A identificação lenta de problemas e oportunidades no inventário é resultado, principalmente, da coleta manual de dados e da não integração dos diversos sistemas, dois dos erros cruciais que mencionamos anteriormente.

Tenha em mente que o principal objetivo de uma boa gestão de inventário deve ser otimizar seus processos. Logo, se você não detecta problemas e oportunidades de forma rápida e proativa, talvez seja preciso considerar o uso da tecnologia para agilizar seu trabalho.

6. Não usar gráficos na gestão de inventário

Às vezes, planilhas repletas de colunas e dados não conseguem expressar o status dos seus ativos. Por isso, toda gestão de inventário deve contar com o apoio de gráficos (de barras, de linhas, de pizza etc).

Eles tornam a análise mais visual, simplificam a identificação de problemas e contribuem para a tomada de decisão. Você pode, por exemplo, usar gráficos para comparar dados cruzados de diversos sistemas integrados.

7. Evitar o uso de tecnologias de gestão

As tecnologias de gestão de inventário eliminam todos esses erros. Ainda que você e seus colaboradores tenham o hábito de fazer tudo manualmente, ao conhecer as vantagens do uso da tecnologia, sua produtividade e a motivação serão maiores.

Sem o apoio das tecnologias disponíveis no mercado, como coletores de dados, dispositivos RFID e plataformas de gestão, não é possível coletar dados em tempo real, integrar sistemas e identificar problemas e oportunidades de forma rápida.

Viu só quantos erros podem prejudicar sua gestão de inventário? Se você também tem dificuldades nos seus processos, compartilhe conosco nos comentários!

Quando um ativo do inventário desaparece, muitas operações são afetadas. Se o gestor do inventário de um supermercado perde uma mercadoria de vista, por exemplo, inicia-se um longo processo de busca. Esse processo reduz a produtividade da equipe e desperdiça o tempo do gestor. Até a mercadoria ser encontrada, ela não poderá ser vendida e os resultados do negócio serão afetados.

Os danos são ainda maiores quando bens de alto valor desaparecem de uma fábrica, como veículos, equipamentos, maquinários etc. Com isso, a linha de produção é afetada, a produtividade da equipe é reduzida e o gestor perde muito tempo procurando o ativo — enquanto poderia estar focando em atividades estratégicas.

É por isso que a perda de ativos é considerada um dos principais pesadelos dos gestores, pelo menos daqueles que não utilizam as novas tecnologias. A seguir, conheça os 4 principais fatores que podem levar você a perder seus ativos de vista e o que fazer evitar perdas e otimizar a sua gestão de inventário. Acompanhe!

Os 4 principais fatores para a perda de ativos

Existem basicamente 4 fatores que levam podem levar você a perder seus ativos de vista.

1. A coleta manual dos dados do inventário

Diariamente, são coletados vários tipos de dados, como:

• Informações de cada ativo (como tipo, tamanho, peso etc.);

• Entrada e saída de ativos;

• Movimentações de ativos;

• Informações gerais do inventário (quantidade de ativos, avarias, atividades realizadas pelos colaboradores etc.);

• Entre vários outros.

A atualização constante e a análise criteriosa de todos esses dados são importantes para se fazer uma ótima gestão de inventário. Porém, em muitas empresas, a coleta desses dados é feita manualmente pela equipe, por meio de canetas e planilhas de papel.

Após a coleta, ainda é necessário inserir os dados em diversos sistemas, para só então o gestor ter acesso a eles. Se os dados forem coletados de forma errada, muito retrabalho é gerado. Isso torna a coleta e análise das informações demorada e arriscada.

Logo, o gestor só vai ter conhecimento do desaparecimento de um ativo muito tempo depois disso acontecer — horas, dias ou até mesmo semanas. Em muitos casos, o ativo não é encontrado, e a empresa acaba tendo prejuízos.

2. A ocorrência de erros no processo de coleta

No processo de gestão de inventário, quando a coleta é feita manualmente, as chances de os dados serem registrados de forma errada são muito altas. Imagine, por exemplo, que um frasco com amostra de sangue entrou em um laboratório para análise.

Após a chegada do ativo, um colaborador digitou o código contido no frasco no software de gestão do laboratório de forma errada. Em vez de 1532064, ele digitou 1532964. Este único número errado é suficiente para uma grande dor de cabeça ser gerada, fazendo a amostra de sangue ser considerada perdida.

3. O uso de vários sistemas não integrados

Outro fator que leva o gestor a perder ativos de vista é a utilização de vários sistemas (como WMSs, CRMs, ERPs etc.) não integrados. Isso pode:

• Dificultar o trabalho da equipe, que precisa inserir dados em vários sistemas, o que atrasa ainda mais o processo de coleta;

• Dificultar o trabalho do gestor, que precisa analisar os dados de cada sistema de forma isolada;

• Impedir o cruzamento de dados, que é fundamental para a obtenção de informações mais específicas sobre o inventário.

Além disso, a falta de integração impede a centralização dos sistemas e a análise dos dados em uma só plataforma.

4. A análise dificultada das informações

Na gestão de inventário, para se detectar problemas rapidamente, também é necessário simplificar o processo de análise das informações coletadas. Quanto maior for o tempo em que o gestor passa analisando as informações, maior será o prazo que ele levará para identificar o desaparecimento do ativo e iniciar as buscas.

É por isso que a simplificação das análises, por meio de dashboards, gráficos e relatórios enxutos, é tão importante. Com eles, o gestor consegue identificar mais rapidamente o desaparecimento do ativo e tomar uma decisão mais assertiva.

O que fazer para otimizar sua gestão de inventário

Em todo inventário, o ideal é que o desaparecimento do ativo seja identificado pouco tempo depois de ocorrer. Isso aumenta as chances de ele ser encontrado rapidamente e as operações da empresa não serem tão afetadas. Para não perder nenhum ativo de vista e realizar uma boa gestão de inventário, é necessário:

• Fazer a coleta dos dados do inventário de forma rápida e sem erros, por meio de dispositivos modernos;

• Integrar todos os sistemas e centralizá-los para facilitar a análise de dados;

• Usar um software que cruze as informações e as entregue de forma enxuta.

A coleta de informações de forma rápida pode ser realizada por coletores de dados, que permitem a realização do processo sem muito esforço, e dispositivos RFID, que emitem as informações sobre o ativo em tempo real por meio de sinais de rádio).

Com os coletores de dados, sua equipe se livra das canetas e planilhas de papel, ganha uma maior mobilidade, evita erros e agiliza o processo de coleta. Já os dispositivos RFID coletam dados automaticamente por meio de sinais de rádio emitidos pelas tags fixadas nos ativos. Caso algum deles desapareça, é possível rastreá-lo e identificar a sua localização.

Além de agilizar a coleta, essas e outras tecnologias também evitam erros humanos — sejam eles causados acidentalmente ou propositalmente. Hoje, existem softwares que, além de integrar vários sistemas (inclusive obsoletos), também cruzam os dados gerados por eles e os entregam por meio de gráficos, relatórios e dashboards enxutos.

Tudo isso permite que você jamais perca seus ativos de vista e realize uma ótima gestão de inventário, que sem dúvida impactará positivamente nos resultados da sua empresa.

E você, o que está fazendo para não perder ativos de vista? Entre em contato conosco e descubra como otimizar sua gestão de inventário!