O post de hoje tem como proposta esclarecer alguns conceitos e apresentar de forma clara e objetiva as diferenças entre outsourcing x Locação de equipamentos.

Parece simples, mas ao se deparar com inúmeras soluções e modalidades de contratação, os gestores de TI infelizmente ainda cometem erros de percurso, prejudicando a evolução do setor e até da própria empresa.

Sendo assim, vamos esclarecer as dúvidas!

Conceito de locação e outsourcing

Antes de mais nada, vamos ao primeiro tópico: o conceito básico desses dois serviços.

O aluguel de equipamentos, como impressoras, é formatado como modelo de negócio baseado em cobrança por uso, ou seja, pelo tempo que o equipamento ficou à disposição. 

Entretanto, trata-se de uma contratação simples e de pouca ou nenhuma análise da real necessidade de uma empresa. É uma modalidade utilizada geralmente por microempreendedores ou negócios que fazem uso da impressão de forma esporádica, sem um controle real da operação.

Em contrapartida, no caso do outsourcing, voltado a parques mais robustos, a atuação começa no planejamento e passa pela implementação e gestão desses equipamentos, melhorando os processos internos e garantindo uma operação controlada. Vale destacar também que esse tipo de fornecedor é caracterizado por oferecer um serviço completo, com um plano de contratação adaptado para o dia a dia do cliente.

Personalização no outsourcing é diferencial

Para você, gestor, que está sempre em busca de formas cada vez mais eficazes de reduzir gastos sem perder qualidade, fazer um estudo das necessidades da sua empresa é essencial.

Comece rastreando o número de impressões e cópias de cada setor, quais tipos de impressão são os mais utilizados e qualidade de impressão exigida pelos usuários. Com esses e outros dados do dia a dia, é possível determinar que tipo de equipamento melhor se adapta à empresa, qual o tempo médio de reposição de suprimentos e a vida útil do maquinário.

Ao cruzar as informações com os serviços oferecidos por uma empresa de outsourcing, fica fácil definir um modelo de contratação e quais itens são primordiais para manter o pleno funcionamento das atividades.

Controle de impressão reduz custos

Em um mundo cada vez mais digital, não se pode desconsiderar também a adaptação dos colaboradores a uma era mais ecológica, inteligente e responsável. Independentemente do modelo de terceirização escolhido (locação ou outsourcing), considere a implementação do gerenciamento de documentos. Hoje é possível contar com soluções que auxiliam no controle de impressão e, claro, na redução de custos.

É importante ressaltar que as determinações de limites de impressão por usuário ou setor devem ser previamente analisadas, tomando como base o histórico de uso e a finalidade das impressões. A proposta aqui não é impedir o trabalho, e sim reduzir desperdícios e gastos desnecessários. Fique atento!

Custo-benefício das modalidades

Vamos às contas. Ao alugar um equipamento, a grande vantagem está na certeza de que a sua empresa não terá de arcar com a desvalorização de um ativo. Em contrapartida, um aluguel simples exige esforços da equipe de TI para manter o equipamento em funcionamento, além da gestão de suprimentos.

No caso do outsourcing, há uma relação de parceria com o setor de tecnologia da empresa, proporcionando ações coordenadas e otimização do tempo com problemas técnicos e trocas. No quesito contabilidade, também há vantagens, já que a gestão de um contrato de outsourcing prevê apenas o custo predeterminado em contrato.

Contrate uma empresa especializada

A consultoria para projetos é fundamental para a criação de um contrato que facilite a operação da empresa. Isso quer dizer que o fornecedor deve se comprometer a entregar um serviço de qualidade, com preço competitivo, qualidade garantida e atendimento exemplar, em especial nos casos envolvendo assistência técnica.

Consulte as principais marcas do segmento e solicite orçamentos e visitas. A coleta de informações segue como item de maior atenção para a assertividade do serviço.

Faça questão também de procurar por fornecedores que tenham know-how no ramo e se apresentem por meio de cases e clientes sólidos. Tenha em mente que atuar de acordo com as melhores práticas do mercado não é mais um diferencial competitivo, e sim uma obrigação. Respeitar regras de compliance e ser flexível com as individualidades do cliente é primordial para esta parceria funcionar.

Na Cabtec, oferecemos uma gama de serviços de outsourcing para o seu negócio. Fale com um dos nossos consultores e bons negócios!